Datenschutzerklärung

Stand: 15. Oktober 2026

Diese Erklärung beschreibt, welche Personendaten die blueSky Information GmbH (Marke «Protime») bearbeitet, wozu, wer sie erhält und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für die Website protime.ai, die Anwendung und das Firmenverzeichnis hr.protime.ai. Für das Firmenverzeichnis gibt es zusätzlich eine eigene Informationsseite: hr.protime.ai/datenschutz

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist die blueSky Information GmbH, vertreten durch Marc Loeb (Geschäftsführer), Pilatusstrasse 41, 6003 Luzern, Schweiz, Telefon +41 79 619 43 14. «Protime» ist die Marke, unter der wir unsere Dienste anbieten.

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter privacy@protime.ai

2. Anwendbares Recht

Wir bearbeiten Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Für Personen im Europäischen Wirtschaftsraum gilt ergänzend die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wo wir in dieser Erklärung eine Rechtsgrundlage nennen, bezieht sie sich auf das DSG; die entsprechenden Grundlagen der DSGVO (Vertrag, Einwilligung, berechtigtes Interesse, gesetzliche Pflicht) gelten für Personen in der EU sinngemäss.

«Personendaten» sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. «Bearbeiten» umfasst jeden Umgang mit solchen Daten, zum Beispiel Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben und Löschen.

3. Besuch unserer Websites

3.1 Server-Logfiles

Wenn Sie protime.ai oder hr.protime.ai aufrufen, übermittelt Ihr Browser technische Angaben, die wir in Server-Logfiles festhalten: aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Herkunftsseite, Browser, Betriebssystem und IP-Adresse.

Wir brauchen diese Angaben, um die Website auszuliefern, Störungen zu erkennen und Angriffe abzuwehren (überwiegendes Interesse am sicheren Betrieb). Die Logfiles liegen bei Google Cloud (Cloud Logging) und werden nach 30 Tagen gelöscht.

3.2 Hosting und Netzwerk

Unsere Websites und Anwendungen laufen bei Google Cloud (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): die Web-Anwendung auf Firebase App Hosting in den Niederlanden (europe-west4), Hintergrundfunktionen in Frankfurt (europe-west3), die Datenbank Firestore in der EU-Mehrfachregion «eur3» und die Register-Datenbank in Zürich (europe-west6). Mit Google gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von Google Cloud.

Vor unseren Servern steht Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) als Netzwerkdienst; Cloudflare sieht dabei Ihre IP-Adresse und die technischen Verbindungsdaten. Cloudflare leitet zudem E-Mails, die an Ihre Protime-Adresse (…@mail.protime.ai) gerichtet sind, an unsere Systeme weiter (Ziffer 7).

Die Karten auf hr.protime.ai lädt Ihr Browser direkt beim Bundesamt für Landestopografie swisstopo; swisstopo erhält dabei Ihre IP-Adresse. Die Karte setzt keine Cookies.

Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt, erkennbar an «https://» und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile.

3.3 Cookies und Einwilligung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies und ähnliche Speichertechniken, zum Beispiel für die Anmeldung und um Ihre Cookie-Wahl zu merken. Nicht notwendige Dienste laden wir nur mit Ihrer Einwilligung. Dafür zeigen wir beim ersten Besuch einen eigenen Hinweis mit den Kategorien «Notwendig», «Marketing» und «Weitere». Ihre Wahl speichern wir in Ihrem Browser (lokaler Speicher); dort können Sie sie jederzeit löschen oder ändern.

Sie können Cookies in Ihrem Browser blockieren oder löschen. Einzelne Funktionen, insbesondere die Anmeldung, stehen dann möglicherweise nicht zur Verfügung.

3.4 Webanalyse (Google Analytics 4)

Nur wenn Sie der Kategorie «Marketing» zustimmen, laden wir den Google Tag Manager und Google Analytics 4 (Google Ireland Limited). Google Analytics misst, welche Seiten aufgerufen werden, und setzt dafür Cookies. Die Daten werden an Google übermittelt und können in den USA verarbeitet werden (Google LLC). Ohne Ihre Einwilligung wird nichts geladen; lehnen Sie ab, entfernen wir die Analytics-Cookies. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Wahl im Browser löschen.

Für Google Analytics gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von Google. Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung · Google Partner-Seiten

Wir nutzen die Google Search Console, um die Sichtbarkeit unserer Websites in der Google-Suche zu überwachen. Dabei erhalten wir von Google nur zusammengefasste Angaben; wir übermitteln keine Personendaten an die Search Console.

4. Konto und Anmeldung

Für die Anwendung brauchen Sie ein Konto. Sie melden sich mit einem per E-Mail zugestellten Anmeldelink, mit Ihrem Google-Konto, mit LinkedIn oder mit Passwort an; die Anmeldung läuft über Firebase Authentication (Google). Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Spracheinstellung, Ihre Einstellungen und die Angaben, die Sie beim Einrichten machen (zum Beispiel Rolle, Firma, Themen). Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit Ihnen.

Bei jeder Anmeldung protokollieren wir IP-Adresse, Browser und Zeitpunkt, um Missbrauch zu erkennen. Diese Einträge löschen wir nach sechs Monaten.

Bei der Registrierung legen wir in unserem CRM HubSpot (HubSpot, Inc., USA) einen Kontakt mit E-Mail-Adresse, Name, Firma, Funktion, Anmeldedatum und Anmeldeweg an (Ziffer 5).

Ihr Konto bleibt bestehen, bis Sie es löschen lassen. Schreiben Sie dafür an privacy@protime.ai; wir löschen dann Ihre Kontodaten, Briefings und Zugriffsberechtigungen und entfernen Sie aus den Datensicherungen innert 14 Tagen. Rechnungsdaten bewahren wir von Gesetzes wegen zehn Jahre auf (Ziffer 13).

Um den Dienst bereitzustellen, zu warten und Support-Anfragen zu beantworten, können autorisierte Mitarbeitende von Protime auf Ihre Kontodaten zugreifen: Briefing-Einstellungen, Quellen, Nutzungsdaten, Abonnementdaten und — wenn Sie Ihr Postfach verbunden haben — E-Mail-Metadaten und vom Dienst erzeugte Inhalte. Der Zugriff ist auf das Nötige beschränkt und wird bei privilegierten Vorgängen unveränderbar protokolliert.

5. Kontakt, Newsletter und Marketing

Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Formular oder über den Chat auf unserer Website kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Erledigte Anfragen löschen wir spätestens drei Jahre nach Abschluss, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Für Kontakte, Terminbuchung und den Website-Chat nutzen wir HubSpot (HubSpot, Inc., 2 Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA). Der Chat wird erst geladen, wenn Sie ihn anklicken. HubSpot speichert Kontaktdaten in unserem Auftrag; es gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von HubSpot. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von HubSpot

Wenn Sie einen Newsletter oder ein Beispiel-Briefing abonnieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und die gewählten Themen in HubSpot und senden Ihnen die Inhalte sofort zu. Jede Nachricht enthält einen Abmeldelink. Der Versand läuft über SendGrid (Twilio Inc., USA).

Als Kundin oder Kunde erhalten Sie von uns Hinweise zu Ihrem Konto und zum Dienst (zum Beispiel Willkommens- und Erinnerungs-Mails). Produktinformationen senden wir nur, wenn Sie dem zugestimmt haben; Sie können sich jederzeit abmelden.

In Briefing-Mails und Newslettern misst SendGrid, ob eine Nachricht geöffnet und welcher Link angeklickt wurde. Diese Ereignisse (Zeitpunkt, angeklickter Link) speichern wir zu Ihrem Konto, um zu sehen, welche Inhalte nützlich sind; sie fliessen nur in eine interne Auswertung und werden nicht an Dritte weitergegeben. Derzeit gibt es dafür keine feste Löschfrist. In Anmelde-, Rechnungs- und Datenschutz-Mails ist diese Messung abgeschaltet. Sie können der Messung widersprechen (privacy@protime.ai).

Geschäftliche Kontaktaufnahme (B2B): Wir können öffentlich zugängliche berufliche Angaben (Name, Funktion, Firma, geschäftliche E-Mail-Adresse, Berufsprofil) bearbeiten, um Fachpersonen über unsere Dienste zu informieren. Dabei können wir die Angaben mit KI-Werkzeugen (Google Gemini, Ziffer 10) auswerten. Grundlage ist unser überwiegendes Interesse an Geschäftskontakten. Wenn Sie keine Nachrichten wünschen, antworten Sie mit «Abmelden» oder schreiben Sie an privacy@protime.ai; wir entfernen Sie dann aus dem Verteiler.

6. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Zahlungen wickeln wir über Stripe ab (Stripe, Inc., USA, und ihre europäische Gesellschaft Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). An Stripe übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse, bei Organisationen den Firmennamen, Ihre Sprache und eine interne Kundennummer. Ihre Kartendaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir sehen und speichern sie nie.

Stripe verarbeitet Daten auch in den USA; dafür gelten die Standardvertragsklauseln in der Datenverarbeitungsvereinbarung von Stripe. Rechnungen, Zahlungen und Abonnementdaten speichern wir zur Vertragsabwicklung und wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zehn Jahre (Art. 958f OR). Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe

7. News-Briefings

Zweck: Protime fasst Newsletter, RSS-Feeds, Websuchen und weitere Quellen zu persönlichen Briefings zusammen, die wir Ihnen per E-Mail und in der Anwendung zustellen. Grundlage ist der Vertrag mit Ihnen.

Herkunft der Inhalte: (a) Newsletter, die Sie an Ihre persönliche Protime-Adresse (…@mail.protime.ai) umleiten; (b) Newsletter aus Ihrem eigenen Gmail- oder Outlook-Postfach, wenn Sie es als Quelle verbinden (Lesezugriff); (c) öffentliche Quellen wie RSS-Feeds, Websites und Suchergebnisse; (d) öffentliche Beiträge in sozialen Netzwerken, wenn Sie diese Quelle einschalten.

Dabei bearbeiten wir Ihre Themen und Quellen, die Texte der Newsletter und Artikel (einschliesslich Namen von Personen, die darin vorkommen), die erzeugten Zusammenfassungen und — wenn Sie es einschalten — Stichwörter aus Ihrer Inbox-Themenliste (Ziffer 8.1), um Beiträge nach Ihrer Arbeit zu gewichten.

Empfänger: Die Texte gehen zur Zusammenfassung an Google Gemini (Ziffer 10). Für Websuchen übermitteln wir aus Ihren Themen abgeleitete Suchbegriffe an Google (Custom Search und Google-Suche über Gemini); diese Suchanfragen können Inhalte Ihres Briefings enthalten, und Sie können die Suchanreicherung in den Briefing-Einstellungen abschalten. Für soziale Netzwerke übermitteln wir nur Suchbegriffe und öffentliche Profilnamen an ScrapeCreators (USA) und Apify (Tschechien), nie Ihre Identität. Titelbilder erzeugen wir mit Google Vertex AI (USA) aus Stichwörtern des Briefings, nie aus E-Mail-Inhalten. Der Versand läuft über SendGrid (Twilio, USA).

Aufbewahrung: Newsletter an Ihre Protime-Adresse löschen wir 90 Tage nach Eingang automatisch; Anhänge solcher E-Mails haben derzeit keine automatische Löschfrist.

Newsletter aus Ihrem eigenen Postfach speichern wir als Textquelle zur jeweiligen Ausgabe; sie haben derzeit keine eigene Löschfrist und werden mit dem Briefing oder Ihrem Konto gelöscht. Die erzeugten Ausgaben bleiben für Sie abrufbar, bis Sie das Briefing oder Ihr Konto löschen.

Von den verarbeiteten Beiträgen behalten wir Titel und einen Auszug von bis zu 500 Zeichen in einem gemeinsamen Beitragsbestand (Story Pool), damit derselbe Beitrag nur einmal verarbeitet wird und in der Nachrichtensuche gefunden werden kann.

8. Protime Inbox (Gmail / Outlook)

Zweck: Protime Inbox liest Ihr Postfach, sortiert eingehende E-Mails in Ablagen, erkennt, was eine Antwort braucht, schreibt Antwortentwürfe, erstellt auf Ihren Wunsch Kalendereinträge und Aufgaben und fasst den Tag im Morning Brief zusammen. Grundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie beim Verbinden des Postfachs erteilen (OAuth) und jederzeit widerrufen können.

Zugriff: Beim Verbinden fragen wir bei Google (Gmail, Google Kalender, Google Tasks) oder Microsoft (Outlook/Microsoft 365, Kalender, To Do) Lese- und Schreibrechte an. Damit kann Protime E-Mails lesen, in Ordner verschieben, kennzeichnen, Ordner anlegen, Entwürfe in Ihrem Entwurfsordner ablegen, Kalendereinträge und Aufgaben erstellen. Protime sendet nie E-Mails in Ihrem Namen: Jeden Entwurf prüfen und senden Sie selbst.

Bearbeitete Daten: Absender und Empfänger, Betreff, Inhalt und Verlauf Ihrer E-Mails, der Text von Anhängen (zur Einordnung), Kalendereinträge und Aufgaben sowie die daraus abgeleiteten Ergebnisse (Einordnung, Entwürfe, Aufgaben, Profile Ihrer Korrespondenzpartner wie Antwortquote und Themen). Betroffen sind damit auch Personen, die mit Ihnen korrespondieren.

Empfänger: Für Einordnung, Entwürfe und Zusammenfassungen übermitteln wir die Inhalte an Google Gemini (Ziffer 10). Für den Nachrichtenteil des Morning Brief geben wir aus Ihren E-Mails abgeleitete Themen-Stichwörter und Firmendomänen an die Google-Suche (über Gemini), nie E-Mail-Texte oder Ihre Identität. Wetter- und Ortsangaben für Entwürfe holen wir mit einem blossen Ortsnamen bei MET Norway und OpenStreetMap (Nominatim).

Was wir speichern: Wir speichern keine vollständigen E-Mails. Gespeichert werden Absender, Betreff (bis 200 Zeichen), Zeitpunkte, das Einordnungsergebnis, Antwortentwürfe (bis 2000 Zeichen) und Zwischenergebnisse der KI-Werkzeuge. Entwürfe, die Sie gesendet haben, löschen wir nach sieben Tagen. Für die übrigen Angaben gibt es derzeit keine automatische Löschfrist; sie werden mit dem Briefing oder Ihrem Konto gelöscht. Die Einzelwerte Ihrer Themenliste (Ziffer 8.1) löschen wir nach 60 Tagen. Die Zugriffsberechtigungen (OAuth-Token) speichern wir verschlüsselt, solange das Postfach verbunden ist.

Ordnerbereinigung: Wenn Sie die automatische Bereinigung einschalten, verschiebt Protime E-Mails aus den Protime-Ablagen in Ihrem Postfach nach 14 Tagen (oder der von Ihnen gewählten Frist) in den Papierkorb beziehungsweise in «Gelöschte Elemente». Ohne diese Einstellung bleibt alles, wo es ist.

Zugriff widerrufen: Sie können die Berechtigung jederzeit in Ihrem Google- oder Microsoft-Konto entziehen:

• Google: Drittanbieter-Zugriff verwalten unter myaccount.google.com/permissions
• Microsoft: Drittanbieter-Zugriff verwalten unter account.live.com/consent/Manage

Nach dem Widerruf kann Protime keine E-Mails mehr abrufen. Bereits erzeugte Ergebnisse bleiben in Ihrem Konto, bis Sie sie oder das Konto löschen.

8.1 Kontakt-Intelligenz und Morning Brief

Aus Ihrer Korrespondenz leiten wir Profile Ihrer Kontakte ab (zum Beispiel Antwortquote, Häufigkeit, Themen) und eine Liste der Themen, an denen Sie gerade arbeiten. Beides dient dazu, Wichtiges zu erkennen und den Morning Brief auf Sie zuzuschneiden. Die Themenliste können Sie je Briefing abschalten.

8.2 Deal Coach (optional)

Wenn Sie den Deal Coach einschalten, erkennt Protime Verhandlungen in Ihren E-Mails, liest Angebots- und Preisangaben aus und ermittelt dazu Marktpreise über die Google-Suche (über Gemini). An die Suche geht eine aus dem Zusammenhang abgeleitete Preisanfrage (Branche, Region, Abrechnungsart, Währung), nicht der E-Mail-Text. Gespeichert werden die Empfehlung (Gegenvorschlag, Marktspanne, Begründung, Quellen) und ein Zwischenspeicher der Marktpreise für 21 Tage; der E-Mail-Text selbst wird nicht gespeichert.

8.3 Geschäftspartner-Radar und Einsprache-Wächter

Der Radar meldet Ihnen, wenn Ihre Geschäftspartner in amtlichen Publikationen erscheinen (Konkurs, Schuldenruf, Nachlassstundung, Registeränderungen). Die Liste der beobachteten Firmen leiten wir aus den Absenderdomänen Ihrer echten Korrespondenz ab (zum Beispiel «muster.ch»), ergänzt um Firmen Ihrer eigenen Gruppe, die Sie selbst bestätigen; die E-Mail-Adressen selbst verlassen unsere Systeme nicht. Die Domänenstämme fragen wir beim Zefix und beim amtsblattportal.ch ab; Ihre Identität wird dabei nicht übermittelt. Meldungen zur eigenen Gruppe können an eine Verteilerliste Ihrer Organisation gehen. Sie können den Radar je Briefing abschalten.

Mit dem GwG-Paket prüfen wir zusätzlich die Namen neu eingetragener Organe Ihrer Partner und die Namen Ihrer direkten Korrespondenzpartner einmalig gegen Listen politisch exponierter Personen und Sanktionslisten. Dafür übermitteln wir ausschliesslich den Namen an die OpenSanctions Datenbanken GmbH (Deutschland), die ihn nicht über die Abfrage hinaus speichert; die SECO-Sanktionsliste prüfen wir in unseren eigenen Systemen. Grundlage ist Ihre gesetzliche Sorgfaltspflicht nach GwG, für die wir in Ihrem Auftrag handeln.

Einsprache-Wächter: Wenn Sie Objektadressen erfassen, speichern wir diese Adressen mit ihren Koordinaten; für die Koordinaten übermitteln wir die Adresse an den Bundesdienst GeoAdmin (swisstopo). Was Sie zu Baugesuchen sehen, beschreibt Ziffer 9.2.

8.4 WhatsApp-Benachrichtigungen (optional)

Wenn Sie WhatsApp-Benachrichtigungen einschalten, speichern wir Ihre Mobilnummer und senden Ihnen über Twilio (Twilio Ireland Ltd. / Twilio Inc., USA) und WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) kurze Hinweise: bei dringenden E-Mails Absender und Betreff (bis 100 Zeichen) mit einer Kennung des Entwurfs, bei kritischen Radar-Meldungen Firmenname, Ereignis und Link zur amtlichen Publikation sowie einen Hinweis, wenn die Verbindung zu Outlook erneuert werden muss. Die Nachrichten verwenden vorab freigegebene Vorlagen; E-Mail-Texte werden nie übermittelt. Sie können die Benachrichtigungen jederzeit abschalten; dann löschen wir die Nummer.

9. Register-Funktionen und Firmenverzeichnis hr.protime.ai

Protime führt einen Bestand amtlicher Publikationen: Schweizerisches Handelsamtsblatt (SHAB) und kantonale Amtsblätter über amtsblattportal.ch, Zefix, die Digitalisate des gedruckten SHAB der ETH-Bibliothek sowie das Markenregister des Eidgenössischen Instituts für Geistiges Eigentum (IGE). Daraus speisen sich das öffentliche Firmenverzeichnis hr.protime.ai, die Register-Abfragen in der Anwendung und über die Programmierschnittstelle (MCP/API) sowie die nachfolgend beschriebenen Wächter. Die Daten liegen in der Schweiz (Zürich). Für die KI-gestützte Aufbereitung (zum Beispiel Lesen von Publikationstexten, Schätzung der Firmengrösse) nutzen wir Google Gemini (Ziffer 10). Für das Firmenverzeichnis gilt zusätzlich die Informationsseite hr.protime.ai/datenschutz.

9.1 Personendaten aus Handelsregister-Publikationen

Protime führt ein Bewegungs-Journal von Registerorganen aus dem Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) und den kantonalen Amtsblättern. Erfasst werden Personen, die in amtlichen Publikationen als Organ einer Schweizer Gesellschaft genannt sind (Verwaltungsrat, Geschäftsleitung, Prokura und weitere Funktionen), mit den Angaben, die in der Publikation selbst stehen: Name, Heimatort, Wohnort (Ort, keine Adresse), Nationalität bei ausländischen Staatsangehörigen, Funktion, Zeichnungsberechtigung sowie Art und Datum des Ereignisses. Publikationen vor 2002 (derzeit die Jahrgänge 1994 bis 2001) stammen aus den Digitalisaten des gedruckten SHAB der ETH-Bibliothek (E-Periodica). Sie wurden per Texterkennung gelesen und können Lesefehler enthalten. Ihr Beleg verweist auf die Seite der ETH-Bibliothek statt auf ein amtliches PDF.

Die Angaben zur Person werden wörtlich aus der amtlichen Publikation übernommen und nicht mit Angaben aus anderen Quellen ergänzt. Protime bewertet die Personen nicht. Einträge aus verschiedenen Publikationen werden nur dann derselben Person zugeordnet, wenn Name und Heimatort übereinstimmen; Einträge ohne publizierten Heimatort werden nicht zusammengeführt. Ob eine Funktion «laufend» oder «beendet» ist, leitet Protime aus den publizierten Ein- und Austritten ab; das ist keine amtliche Auskunft. Rechtsgrundlage ist das überwiegende berechtigte Interesse an der Registertransparenz; die Veröffentlichung dieser Angaben ist durch Bundesrecht vorgeschrieben (Handelsregisterverordnung, SHAB). Personen, die nicht in einer amtlichen Publikation genannt sind, werden nicht erfasst.

Die Angaben zu Registerorganen sind auf zwei Wegen zugänglich. Erstens öffentlich im Firmenverzeichnis hr.protime.ai: Seit dem 22. September 2026 kann dort jede Person ohne Anmeldung nach dem Namen einer eingetragenen Person suchen und deren Personenseite mit laufenden und beendeten Funktionen aufrufen. Personenseiten und Trefferlisten sind für Suchmaschinen gesperrt («noindex») und stehen in keiner Sitemap. Die Zahl der Abfragen ist je Anschluss begrenzt. Zweitens für Kunden mit Register-Zugang, auch über deren KI-Assistenten (Ziffer 9.5), zweckgebunden zur Prüfung eigener Geschäftsbeziehungen und gesetzlicher Sorgfaltspflichten (Ziffer 4.3 der Nutzungsbedingungen). Es gibt keinen Datensatz-Export.

Seit dem 15. Oktober 2026 zeigt die Personenseite zusätzlich den Abschnitt «Firmenkonkurse der letzten 24 Monate». Er nennt Firmen, über die in den letzten 24 Monaten der Konkurs eröffnet wurde und bei denen die Person im Verwaltungsrat oder in der Geschäftsführung eingetragen war — bis zum Konkurs oder bis höchstens zwei Jahre davor. Berücksichtigt werden nur juristische Personen und nur Firmen, die der Person sicher zugeordnet sind. Jede Angabe verweist auf die amtliche Publikation. Ein Firmenkonkurs ist keine Aussage über das Verhalten einer Person.

Angaben aus Handelsregister-Publikationen bewahrt Protime derzeit ohne feste Frist auf; auch die Publikationen im SHAB bleiben dauerhaft öffentlich zugänglich. Publikationen zu Konkurseröffnungen und zu Privatpersonen werden nach fünf Jahren gelöscht, die daraus übernommenen Angaben zur Person mit ihnen. Eine im Register gesperrte Adresse wird nicht ausgeliefert.

Betroffene Personen können Auskunft verlangen, der Bearbeitung widersprechen und falsche Angaben melden — über das Formular auf hr.protime.ai/widerspruch oder per E-Mail. Vor einer Sperre bestätigt Protime die Identität über die angegebene E-Mail-Adresse und sperrt danach die betreffenden Angaben. Eine Berichtigung einzelner Angaben im Datensatz ist derzeit nicht möglich. Die amtliche Publikation selbst kann Protime nicht ändern; dafür ist das zuständige Handelsregisteramt zuständig. E-Mail: privacy@protime.ai

9.2 Baugesuche (Baupublikationen)

Baupublikationen nennen private Bauherrschaften als natürliche Personen sowie deren Vertretung und die projektierende Firma. Diese Angaben werden zusammen mit Objektadresse, Vorhaben und Einsprachefrist ausschliesslich an denjenigen Kunden ausgeliefert, der das betreffende Objekt oder Gebiet überwacht — im Morning Brief und in dessen persönlicher Übersicht in der Anwendung, wo sie 90 Tage lang abrufbar bleiben. Über die Programmierschnittstelle (MCP/API) werden Baupublikationen ohne Angaben zu Bauherrschaften ausgeliefert, die natürliche Personen sind; Firmen als Bauherrschaft werden genannt. Grundlage ist die kantonale Baugesetzgebung, die diese Publikation gerade deshalb vorschreibt, damit Betroffene ihr Einspracherecht wahrnehmen können.

Den Standort des Vorhabens übermitteln wir als Adresse an den Bundesdienst GeoAdmin (swisstopo), um Koordinaten zu erhalten; Namen werden dabei nicht übermittelt. Im Bestand selbst haben die Namen der Bauherrschaften derzeit keine Löschfrist.

9.3 Personen-Wächter

Organisationen und Pro-Konten können eine Liste eigener Mitarbeitender (Name, Vorname, wahlweise Heimatort; höchstens 100 Einträge) hinterlegen, um zu erfahren, wenn eine dieser Personen in einer amtlichen Publikation als Organ oder Zeichnungsberechtigte einer anderen Firma erscheint (Nebenbeschäftigung, Interessenkonflikt). Die Liste ist Personaldatenmaterial des Kunden: Der Kunde ist dafür Verantwortlicher, muss seine Mitarbeitenden informieren und bestätigt dies vor der Aktivierung; wir bearbeiten die Liste nur in seinem Auftrag. Die Liste kann auch aus den Registereinträgen der eigenen Konzerngesellschaften abgeleitet werden. Treffer melden wir per E-Mail an die vom Kunden bestimmte Verteilerliste seiner Firmendomäne beziehungsweise im Morning Brief; ohne bestätigten Heimatort bleibt ein Treffer als «namensgleich» gekennzeichnet. Entfernt der Kunde einen Eintrag, löschen wir ihn; Zustellvermerke bewahren wir 400 Tage.

9.4 Marken-Wächter

Für den Marken-Wächter beziehen wir laufend Daten aus dem Schweizer Markenregister (IGE Swissreg). Gespeichert werden Markentext, Klassen, Status und Daten der Marken sowie die von Ihnen erfassten eigenen Marken und erkannte Ähnlichkeiten. Die Rohantwort des Registers, die auch Namen und Adressen von Anmeldern, Inhabern und Vertretern enthält, speichern wir, ohne sie anzuzeigen oder auszuwerten; sie hat derzeit keine Löschfrist. Die Markensuche in der Anwendung zeigt nur Markenfelder, keine Inhaberangaben. Eine Benachrichtigung über neue Marken liefern wir derzeit nicht aus.

9.5 KI-Zugang (MCP) und Programmierschnittstelle

Kunden mit Register-Zugang können die Registerfunktionen (Firmen, eingetragene Personen, Revisionsstellen, Baugesuche, Nachrichtensuche, Briefings) über ihre eigenen KI-Assistenten abfragen (Schnittstelle MCP). Die Abfragen sind an den Zweck der Prüfung eigener Geschäftsbeziehungen und gesetzlicher Sorgfaltspflichten gebunden (Ziffer 4.3 der Nutzungsbedingungen) und werden gezählt; dafür speichern wir nur Prüfsummen der Abfragen, keine Klartextnamen. Es gibt keinen Datensatz-Export. Für die Weiterverarbeitung der Antworten im eigenen KI-Assistenten (zum Beispiel bei Anthropic oder OpenAI) ist der Kunde selbst Verantwortlicher; es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

10. Künstliche Intelligenz: Anbieter, Ort, Aufbewahrung

Für KI-Funktionen — Briefings, Einordnung und Entwürfe in der Inbox, Kalender- und Aufgabenvorschläge, Deal Coach, Kontakt-Intelligenz, Morning Brief, Register-Aufbereitung, Chat und Einrichtung, Auswertung von Referenzdateien, Vorlesen (Sprachausgabe), Quiz und Titelbilder — setzen wir Google Gemini über die Google-KI-Schnittstelle (Gemini API, Google LLC, USA) sowie Google Vertex AI ein. Als Ausfallreserve für News-Briefings halten wir Modelle von Anthropic PBC (USA) bereit; sie kommen nur zum Einsatz, wenn Gemini ausfällt.

Verarbeitungsort: Bei der Google-KI-Schnittstelle legt Google den Verarbeitungsort nicht fest; die Verarbeitung kann in jedem Land stattfinden, in dem Google Einrichtungen betreibt, also auch ausserhalb der Schweiz und des EWR. Titelbilder erzeugen wir über Vertex AI in den USA (us-central1); die Ersatz-Sprachausgabe von Google Cloud läuft ebenfalls dort. Anthropic verarbeitet in den USA. Unsere eigenen Systeme und Datenbanken betreiben wir dagegen in der EU und in der Schweiz (Ziffer 3.2).

Keine Modellschulung, befristete Speicherung: Beide Anbieter verwenden Ihre Eingaben und die Antworten vertraglich nicht, um ihre Modelle zu trainieren. Google speichert Eingaben und Antworten bis zu 55 Tage, Anthropic bis zu 30 Tage, jeweils nur zur Erkennung von Missbrauch; danach werden sie gelöscht.

Garantien: Mit Google gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von Google Cloud, mit Anthropic eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit den EU-Standardvertragsklauseln und dem Schweizer Zusatz. An die KI-Anbieter übermittelte Inhalte können E-Mail-Texte und -Verläufe, Anhänge, Kalendereinträge, Newsletter-Texte und Registerdaten enthalten.

Google-Suche über Gemini: Bei einigen Funktionen (Websuche für Briefings, Nachrichten im Morning Brief, Deal Coach, Chat zu Ihren Briefings, Einrichtungs-Chat, Schätzung der Firmengrösse, Titelgenerierung) darf Gemini die Google-Suche aufrufen. Dabei werden Inhalte Ihres Briefings, Ihre Fragen im Chat oder abgeleitete Stichwörter zu Suchanfragen bei Google. Aus der Inbox gehen nur abgeleitete Themen und Firmendomänen, nie E-Mail-Texte.

Keine automatisierten Einzelentscheidungen: Die KI ordnet ein, fasst zusammen, schlägt vor und entwirft. Sie trifft keine Entscheidung, die für Sie oder Ihre Korrespondenzpartner Rechtswirkung hat. Jeden Entwurf prüfen und senden Sie selbst, und Hinweise aus Registern sind Hinweise, keine Bewertungen.

11. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit es für den Dienst nötig ist. Auftragsbearbeiter dürfen die Daten nur nach unseren Weisungen bearbeiten; mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsbearbeitung. Wir verkaufen keine Daten.

12. Bekanntgabe ins Ausland

Unsere eigenen Systeme stehen in der EU und in der Schweiz. Die Staaten des EWR gelten nach dem Entscheid des Bundesrats als Länder mit angemessenem Datenschutz.

Einige Anbieter verarbeiten Daten in den USA oder an einem nicht festgelegten Ort (KI-Dienste, E-Mail-Versand, Zahlungen, CRM, WhatsApp, Netzwerkdienst). Dafür stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln in den Datenverarbeitungsvereinbarungen der Anbieter, bei Anthropic ergänzt um den Schweizer Zusatz, und — soweit ein Anbieter dafür zertifiziert ist — auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Bei Google-KI-Diensten ohne festgelegten Ort kann die Verarbeitung auch in anderen Ländern stattfinden; es gelten dieselben vertraglichen Garantien. Auf Anfrage nennen wir Ihnen die jeweils massgebende Vereinbarung.

Bei Register-Abfragen über Ihren eigenen KI-Assistenten (Ziffer 9.5) bestimmen Sie den Anbieter und damit den Ort der Weiterverarbeitung selbst.

13. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Die wichtigsten Fristen:

• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos, danach 30 Tage Karenz
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: zehn Jahre (Art. 958f OR)
• Nutzungs- und Kostendaten je Konto (ohne Inhalte): drei Jahre
• Newsletter an die Protime-Adresse: 90 Tage; Anhänge derzeit ohne automatische Frist
• Quellen aus dem eigenen Postfach und erzeugte Briefings: bis zur Löschung des Briefings oder des Kontos
• Inbox (Absender, Betreff, Einordnung, Entwürfe): bis zur Löschung des Briefings oder des Kontos; gesendete Entwürfe 7 Tage; Themenwerte 60 Tage
• Anmeldeprotokoll (IP-Adresse, Browser): 6 Monate
• Server-Logfiles: 30 Tage
• Öffnungs- und Klick-Ereignisse aus E-Mails: derzeit ohne feste Frist
• Support-Anfragen: bis 3 Jahre nach Erledigung
• Marketing-Einwilligungen: Dauer der Einwilligung plus 3 Jahre als Nachweis
• Registerdaten (Ziffer 9): ohne feste Frist; Publikationen zu Konkurseröffnungen und Privatpersonen 5 Jahre
• Datensicherungen: 14 Tage

14. Ihre Rechte

Sie haben nach dem Datenschutzgesetz die folgenden Rechte; für Personen in der EU gelten zusätzlich Art. 15 bis 22 DSGVO:

• Auskunft (Art. 25 DSG): Sie erfahren, welche Daten wir über Sie bearbeiten, wozu, woher sie stammen und wer sie erhält — kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen
• Herausgabe und Übertragung (Art. 28 DSG): Daten, die Sie uns gegeben haben, erhalten Sie in einem gängigen elektronischen Format
• Berichtigung (Art. 32 DSG): unrichtige Daten lassen Sie korrigieren; Kontodaten ändern Sie selbst in den Einstellungen
• Löschung und Sperre: Sie können die Löschung Ihrer Daten oder die Sperre einer Bekanntgabe verlangen
• Widerspruch: Sie können einer Bearbeitung widersprechen, insbesondere der Verwendung zur Kontaktaufnahme und der Messung in E-Mails
• Widerruf: Einwilligungen (zum Beispiel Postfach-Zugriff, Cookies, WhatsApp) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen
• Beschwerde: beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch — für Personen in der EU bei der Datenschutzbehörde ihres Landes

Für Angaben aus amtlichen Publikationen (Ziffer 9) ist die Sperre der einzige Weg, den wir ausführen können; die amtliche Publikation selbst ändert nur das zuständige Handelsregisteramt. Nutzen Sie dafür das Formular hr.protime.ai/widerspruch oder schreiben Sie uns.

Anfragen richten Sie an privacy@protime.ai. Zum Schutz vor Missbrauch bestätigen wir Ihre Identität, bevor wir Daten herausgeben, löschen oder sperren. Wir können ein Begehren einschränken oder ablehnen, wenn ein Gesetz oder überwiegende Interessen Dritter es verlangen; in diesem Fall begründen wir das.

15. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen: verschlüsselte Übertragung (TLS) und Speicherung, Zugriffskontrollen und Mehrfaktor-Anmeldung für Administratoren, Trennung der Kundendaten in der Datenbank, unveränderbare Protokollierung privilegierter Zugriffe, tägliche Sicherungen und ein an ISO 27001 ausgerichtetes Informationssicherheits-Managementsystem.

Keine Übertragung über das Internet ist absolut sicher. Bedeutet eine Datenschutzverletzung ein hohes Risiko für Sie, informieren wir Sie und den EDÖB.

16. Google-API-Dienste: Limited Use

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen aus Google-APIs durch Protime richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Limited-Use-Anforderungen. Daten aus Gmail, Google Kalender und Google Tasks verwenden wir ausschliesslich, um die beschriebenen Funktionen für Sie bereitzustellen und zu verbessern. Wir verwenden sie nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und geben sie nicht an Dritte weiter — ausser an die in Ziffer 10 und 11 genannten Auftragsbearbeiter zur Erbringung dieser Funktionen. Menschen bei Protime lesen Ihre E-Mails nur mit Ihrer Einwilligung zur Fehlerbehebung, aus Sicherheitsgründen oder wenn das Gesetz es verlangt.

Wir verwenden keine über Google-APIs bezogenen Daten, um allgemeine KI- oder ML-Modelle zu entwickeln, zu trainieren oder zu verbessern; die KI-Verarbeitung ist auf Ihre persönlichen Ausgaben beschränkt, und unsere KI-Anbieter sind vertraglich an dasselbe Verbot gebunden (Ziffer 10). Die in Ziffer 3 und 5 beschriebene Webanalyse und Direktwerbung betreffen nur Website- und Kontodaten, nie Daten aus Gmail oder Google-Workspace-APIs.

17. Auftragsbearbeitungsvertrag für Geschäftskunden

Setzen Sie Protime in Ihrer Organisation ein, bearbeiten wir E-Mails und Daten Ihrer Mitarbeitenden und Kontakte in Ihrem Auftrag. Auf Anfrage stellen wir einen Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 9 DSG beziehungsweise Art. 28 DSGVO zur Verfügung: privacy@protime.ai

18. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienste oder das Recht ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum steht oben.