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So geben Sie Protime Zugriff auf ein Postfach

1. Ihr eigenes Postfach verbinden

Protime Inbox arbeitet direkt in Ihrem eigenen Postfach. Sie verbinden es selbst in der App, indem Sie sich mit Google oder Microsoft anmelden. Es muss kein separates Postfach angelegt und keine Weiterleitungsregel eingerichtet werden. Die Verbindung dauert rund zwei Minuten.

Beim Onboarding werden Sie gefragt, ob Sie Ihr Postfach verbinden möchten, wenn Sie Ihr erstes Briefing erstellen. Sie können es auch später jederzeit tun: unter Briefings, dann Ihr Briefing, dann Einstellungen, dann Inhaltsquellen. Eine ausführliche Anleitung mit Screenshots finden Sie im Hilfebereich unter Connect Gmail.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Gmail verbinden

2. So läuft die Verbindung ab

  1. Öffnen Sie das Onboarding oder Ihre Briefing-Einstellungen unter Inhaltsquellen.
  2. Klicken Sie auf Connect with Google oder Connect with Microsoft. Es öffnet sich ein Fenster für die Anmeldung bei Ihrem Anbieter.
  3. Melden Sie sich mit dem Postfach an, mit dem Protime arbeiten soll, prüfen Sie die Berechtigungen und bestätigen Sie. Sie kehren zu Protime zurück und das Postfach ist verbunden.

3. Welche Berechtigungen wir anfragen und warum

Protime Inbox liest Ihre E-Mails nicht nur, sondern handelt darin: Es sortiert und archiviert Nachrichten, bereitet Antwortentwürfe vor und schreibt Kalendereinträge. Dafür ist Schreibzugriff nötig. Die folgenden Berechtigungen sind daher Lese- und Schreibberechtigungen und kein reiner Lesezugriff. Dies ist die vollständige Liste dessen, was wir anfragen.

3.1 Google

  • gmail.modify — Ihre E-Mails lesen und Labels ändern, damit Protime die an es weitergeleiteten Nachrichten sortieren und archivieren sowie Antwortentwürfe speichern kann.
  • calendar.events — Kalendereinträge lesen und schreiben.
  • calendar.freebusy — sehen, wann Sie frei sind, damit Protime Terminvorschläge machen kann.
  • tasks — Aufgaben synchron halten.

3.2 Microsoft

  • Mail.Read — Ihre E-Mails lesen.
  • Mail.ReadWrite — Nachrichten sortieren, archivieren und verschieben sowie Antwortentwürfe speichern.
  • Calendars.ReadWrite — Kalendereinträge lesen und schreiben.
  • Tasks.ReadWrite — Aufgaben synchron halten.
  • User.Read — Ihr Basisprofil lesen, damit Protime anzeigen kann, welches Konto verbunden ist.
  • offline_access — die Verbindung aufrechterhalten, damit Ihre Briefings weiter ankommen, ohne dass Sie sich jedes Mal neu anmelden müssen.

Die Berechtigung Mail.Send fragen wir nicht an. Protime erstellt Antwortentwürfe und legt sie zur Prüfung in Ihrem Postfach ab. Sie entscheiden, was gesendet wird. Sie können den Zugriff jederzeit entziehen, siehe Abschnitt 5.

4. Firmenpostfächer: Administratorzustimmung in Microsoft 365

In vielen Organisationen dürfen Benutzer eine externe Anwendung nicht selbst freigeben. In diesem Fall genehmigt ein Administrator Protime einmalig für den Tenant. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Postfach wie oben beschrieben. Die Anwendung von Protime ist bereits registriert, auf Ihrer Seite muss nichts entwickelt werden.

  1. Eine Person mit der Rolle Globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen meldet sich im Microsoft Entra Admin Center an.
  2. Fordern Sie beim Protime-Support den Link zur Administratorzustimmung für Ihren Tenant an. Beim Öffnen sehen Sie genau, welche Berechtigungen die Anwendung anfragt.
  3. Gleichen Sie die Liste mit Abschnitt 3.2 ab: Mail.Read, Mail.ReadWrite, Calendars.ReadWrite, Tasks.ReadWrite, User.Read und offline_access. Protime fragt Mail.Send nicht an. Wenn Ihnen eine Berechtigung angezeigt wird, die nicht auf dieser Liste steht, stimmen Sie nicht zu und kontaktieren Sie uns.
  4. Erteilen Sie die Zustimmung für die Organisation. Ihre Benutzerinnen und Benutzer können ihr Postfach danach in Protime verbinden.
  5. Die Zustimmung kann später unter Unternehmensanwendungen, Protime, Berechtigungen wieder entzogen werden.

5. Zugriff entziehen

Sie können ein Postfach jederzeit trennen, entweder in Protime oder direkt bei Ihrem Anbieter. Sobald der Zugriff entzogen ist, verarbeitet Protime keine neuen E-Mails aus diesem Postfach mehr.

  • In Protime: Öffnen Sie Ihre Briefing-Einstellungen unter Inhaltsquellen und trennen Sie das Postfach.
  • Google: Öffnen Sie Ihr Google-Konto, gehen Sie zu Sicherheit, suchen Sie die Liste der Drittanbieter-Apps mit Kontozugriff, wählen Sie Protime und entfernen Sie den Zugriff.
  • Microsoft: Öffnen Sie myapplications.microsoft.com, wählen Sie Protime und entziehen Sie den Zugriff.